檔案管理信息化就是要利用計算機網(wǎng)絡(luò )和數據庫信息技術(shù)手段實(shí)現館藏各類(lèi)檔案的數字化，將網(wǎng)絡(luò )化辦公條件下的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò )一體化，通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò )，逐漸完成各種檔案資源的數字化轉換，并使用文檔一體化管理軟件來(lái)完成電子文件的歸檔。檔案信息化建設包括的范圍比較廣泛，一般包括檔案信息數字化建設、標準化建設、法制化建設、基礎設施建設和人才隊伍建設等方面。下面從以下幾個(gè)方面談?wù)勅绾瓮七M(jìn)檔案信息化建設。
1.推進(jìn)檔案信息的數字化建設。
近年來(lái)，檔案載體迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案如何收集、保管、保護和利用，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是實(shí)現檔案的數字化。所謂檔案數字化，就是以館(室)藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，將紙質(zhì)文件、照片、圖紙及音頻、視頻錄像等原始檔案資料通過(guò)掃描、轉化等現代化信息手段而轉化為電子資源，成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過(guò)程。
檔案信息數字化是檔案信息化的基礎，數字化資源由于貯存于電腦硬盤(pán)、光盤(pán)庫等數字貯存介質(zhì)上，其優(yōu)勢在于查詢(xún)便捷，方便復制轉移，又可提高安全度。當今社會(huì )，人們的時(shí)間意識越來(lái)越強，領(lǐng)導作出鶯大決策需要迅速、準確;各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí);社會(huì )廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。只有實(shí)現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放。從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉變，實(shí)現檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì )提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.推進(jìn)檔案信息的標準化建設。
檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。檔案信息的標準化與規范化建設包括了計算機安全法規與標準及數字梢案信息資源合法化確認標準，檔案文件、電子文檔信息化處理的規范，電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術(shù)和系統軟硬件沒(méi)施技術(shù)標準規范等。
隨著(zhù)電子政務(wù)的推行，電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統一的標準規范進(jìn)行;在文本、圖像、音頻、視頻等檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統一的標準規范進(jìn)行制作，才能使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用;隨著(zhù)信息技術(shù)迅速發(fā)展，硬件設備與軟件系統升級換代日益加快，為適應新舊設備與系統的兼容性，滿(mǎn)足數字資源長(cháng)期保存的需要，也必須按照標準化的要求開(kāi)展檔案的信息化丁作。因此。檔案信息化建設更加需要講求統一技術(shù)語(yǔ)言，更加需要講求標準化和規范化。推進(jìn)檔案信息化建設必須加強檔案工作的標準化。但目前的狀況是：計算機軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴重的不足;計算機及其有關(guān)設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統一的硬件環(huán)境;檔案信息規范化統一的分類(lèi)編碼標準不完善、不統一;并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統管理、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的支撐。缺乏統一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準;這些都制約著(zhù)信息交流的范圍和程度，直接影響著(zhù)檔案信息化建設的步伐。
檔案信息化工作的開(kāi)展，越來(lái)越要求樹(shù)立檔案：作標準化的意識，徹底改變在傳統檔案工作條件下各自為政、標準各異的檔案管理狀況。目前已出臺一些檔案信息化方面的標準，如《CAD文件與檔案管理》、《電子文件歸檔管理》、《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》等國家或行業(yè)標準，具有很強的針對性、適應性和操作性。這就需要加強這些標準的宣傳和貫徹，加強檔案工作人員培訓，樹(shù)立標準化意識，不斷提高檔案信息化建設方面的標準化知識水平和實(shí)際應用能力，同時(shí)要加強標準的實(shí)際推廣應用，解決貫徹標準的技術(shù)操作問(wèn)題，加快標準推廣并提高標準的應用水平。
3．推進(jìn)檔案信息化的法制建設。
在檔案信息化建設過(guò)程中，越來(lái)越表現出對法制化的依賴(lài)。加強檔案法制化建設，是適應新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢，推動(dòng)檔案事業(yè)協(xié)調、可持續發(fā)展的重要保證。《實(shí)施綱要》提出，要加快推進(jìn)檔案信息化法制建設，適時(shí)提出比較成熟的行政立法建議，推動(dòng)相關(guān)配套行政規章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個(gè)方面的內容：一是對現有檔案法規、國家和行業(yè)標準加以貫徹執行。據有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規范中(如上文所述)，貫徹標準的只在少數。采標率很低，大部分單位對已經(jīng)頒布實(shí)施的國家和行業(yè)標準毫不了解。根據這種狀況，應以法律法規的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會(huì )的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時(shí)修改、廢止不適應發(fā)展要求的檔案法規。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應有使用價(jià)值缺乏法律依據。在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規建設。現代信息社會(huì )中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化使檔案存在一定的安全隱患，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。這一系列措施就包括法規的制定，從而保證檔案信息的安全。
4．加快檔案信息基礎設施建設。
基礎設施建設指的計算機網(wǎng)絡(luò )和數據庫系統及其應用。檔案信息化是隨著(zhù)計算機和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展來(lái)的。沒(méi)有計算機，或者說(shuō)有了計算機而沒(méi)有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )，檔案信息化管理只能是一句空話(huà)。隨著(zhù)檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計算機技術(shù)實(shí)現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理。尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統的紙質(zhì)載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤(pán)儲存，并實(shí)現全屏幕自動(dòng)檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿(mǎn)足檔案管理信息化的起碼要求。
